项目启动会后，需尽快确定项目集中办公场所。无论是外部顾问、甲方关键用户还是信息部成员，均应集中在同一场地办公，避免分组在不同房间，以确保沟通顺畅、协作高效。

关键用户应陆续到位并常驻项目组。关键用户不存在“兼职”概念，每位入选者都需具备高度的责任意识，其参与项目工作并非脱离原部门职责，而是承担更重要的跨职能角色。事实上，关键用户往往成为公司未来业务发展的核心人才，其地位与影响力通常高于原部门同级人员。相关内容本公众号其他文章已有阐述，在此不再展开。

关于办公地点选择（如运营中心或工厂附近），需按模块综合考虑。项目前期，顾问将带领各模块关键用户及IT人员深入业务部门调研需求。通常，除生产、库存模块与工厂关联紧密外，销售、采购、财务等模块多在运营中心开展业务。因此，尽管全体成员集中办公，各模块仍可能根据工作需要频繁外出对接。

办公区需配备2–3间会议室，可与其他部门共用，但项目组应享有较高使用优先级。会议室应配备投影仪、网络电话、白板、稳定网络（有线/无线）等基本设施，此处不再赘述。

除办公场地外，硬件资源也须按时就位。项目初期需部署一套演示用SAP系统（通常采用IDES版本）用于标准培训。后续如配置、开发、测试等系统环境也应逐步搭建完成（配置与开发环境常通过不同Client在同一服务器上部署）。最迟在蓝图汇报结束时，所有非生产环境必须准备就绪，以免影响项目进度。生产环境可在集成测试阶段再行部署，以支持后续的配置传输、程序更新及数据导入等工作。

除SAP服务器外，关键用户与内部顾问所需办公电脑、相关网络设备等也应及时到位。建议为顾问配备笔记本电脑，以支持项目期间频繁的会议与移动办公需求。

以上为一般性建议，下面结合笔者曾参与的一个项目，分享在办公场所与硬件方面的实际经验与教训：

1. 办公场所远离业务部门

项目办公地点虽与各业务部门仅相距数百米至一公里，但因不属于同一建筑，往来十分不便。公司未专门安排独立办公区，而是将项目组安置在食堂旁用于HR新人培训的会议室，连网络都需临时布置。在实际协作中，只要不在同一栋楼、无法通过楼梯或电梯快速抵达，都应视为“远离”，时间成本不容忽视。日常交流多依赖QQ与电话，效率低下。

2. 办公设备严重不足

除信息部同事外，关键用户大多没有移动办公设备。进行系统培训与测试时，只能使用多年前淘汰的台式机，不仅启动困难、运行缓慢，且配置极低（如赛扬双核处理器、512MB内存），严重影响工作效率与体验。

3. 关键用户未能真正“关键”

除财务2人、采购1人外，其余关键用户均为“兼职”状态。无论项目是否需要，他们始终在原部门工作，仅在有需求时才被临时叫来沟通。导致这些用户对系统流程缺乏了解，甚至基本操作都不熟悉，严重制约项目推进与知识转移。